Nega aynan ish topshirish davri eng xatarli payt hisoblanadi?
Buxgalter ofisda ishlab yurgan paytda biznesning ko‘plab moliyaviy jarayonlari rasmiy hujjatda emas, aynan uning xotirasida saqlanadi:
- Qaysi to‘lovlar bankdan chiqarilgan-u, lekin 1C dasturiga hali kiritilmagan;
- Qaysi yetkazib beruvchilar yoki xaridorlar bilan solishtirma dalolatnomalar (akt sverka) qilinmay osilib yotibdi;
- Qaysi tovarlar amalda allaqachon sotilgan bo‘lsa ham, «keyinroq to‘g‘rilab qo‘yaman» deb dasturda qoldiq bo‘lib ko‘rinib turibdi.
Xodim ishdan ketishi bilan bu bilimlarning barchasi u bilan birga ketadi. Amaliyotda eng ko‘p uchraydigan achchiq haqiqat: ketgan buxgalterdan keyin 1C bazasi chala to‘ldirilgani, juda ko‘p operatsiyalar «jarayonda» deb yopilmay qolib ketgani fosh bo‘ladi. Eng yomoni, bunday kamchiliklar o‘z vaqtida emas, oradan oylar o‘tib, soliqdan talabnoma kelganda yoki kutilmagan tekshiruv boshlanganda yuzaga chiqadi.
Buxgalterning oxirgi ish kunigacha nimalarni qabul qilib olish shart? (Cheklist)
Buxgalter bilan rasman xayrlashishdan va hisob-kitob qilishdan oldin quyidagi har bir band bo‘yicha ma’lumotlarni to‘liq qo‘lingizga oling:
- 1C (yoki boshqa buxgalteriya dasturi) bazasining so‘nggi to‘liq nusxasi: Dastur ma’lumotlarining oxirgi kundagi to‘liq arxiv nusxasini (.dt faylini) alohida fleshkaga yoki o‘zingizning korporativ bulutli xotirangizga (Google Drive, Yandex Disk) yuklab oling.
- Barcha elektron tizimlarning kirish huquqlari va parollari: Soliq to‘lovchining shaxsiy kabineti (my.soliq.uz); Elektron hisob-faktura tizimlari (Didox, Faktura.uz va boshqalar); Bank-mijoz tizimlari, loginlar, parollar va korporativ kartalar ro‘yxati; E-imzo (ERI) kalitlari va ularning amaldagi maxfiy kodlari.
- Yaqin oylar uchun aniq soliq taqvimi: Qaysi hisobotlar qaysi sanagacha topshirilishi kerakligi va oldinda qanday majburiy to‘lovlar kutayotgani ro‘yxati.
- Solishtirma dalolatnomalar (Akt sverkalar): Asosiy xaridorlar, xomashyo yetkazib beruvchilar va eng asosiysi — soliq organi bilan solishtirma dalolatnomalar.
- Ochiq qolgan muammolar ro‘yxati: Soliq idorasidan kelgan javobsiz xatlar, talabnomalar, sud nizolari, muddati o‘tib ketgan qarzdorliklar.
- Kadrlar hisobi hujjatlari: Ishga qabul qilish va bo‘shatish buyruqlari, rasmiy mehnat shartnomalari, ta’til jadvallari hamda YAMMT (mehnat.uz) tizimidagi elektron yozuvlar holati.
- Ombor va tovar qoldiqlari ro‘yxati: Dasturdagi rasmiy qoldiqlar (ostatkalar) ro‘yxati.
Hujjatlar qo‘lga tekkach, darhol nimani tekshirish kerak?
Faqat fayllar va qog‘ozlarni jildlarga yig‘ib olishning o‘zi yetarli emas. Ularning ichidagi raqamlar haqiqatga to‘g‘ri keladimi-yo‘qmi, shu zahoti solishtirish zarur:
- Soliq kabinetidagi hisob-kitoblar: Shaxsiy kabinetdagi byudjet bilan hisob-kitob varaqasini 1C dasturi ko‘rsatayotgan qoldiqlar bilan solishtiring. Kutilmagan qarz, ortiqcha to‘lov yoki hisoblangan penyalar bormi?
- Ombordagi haqiqiy tovarlar: Dasturdagi tovarlar ro‘yxatini ombordagi real holat bilan taqqoslang. Hisobda bor-u omborda yo‘q yoki amalda bor-u hisobga olinmagan tovarlar mavjudmi?
- Bank aylanmasi va kassa: Bank hisobvarag‘idan olingan oylik ko‘chirma (vipiska) bilan 1C dagi bank va kassa hisoblarini tekshiring. Barcha tushumlar, yechib olingan naqd pullar va to‘lovlar to‘g‘ri moddalar bilan hisobdan o‘tkazilganmi?
Agar raqamlarda farq yoki chalkashlik aniqlansa, buni hoziroq — xodim rasman ishdan ketmasidan oldin topgan ma’qul. Hali vaqt borida aniqlashtirilgan hisobot topshirib, vaziyatni hech qanday jarimasiz to‘g‘rilashga ulgursa bo‘ladi. Agar bu xatolarni siz emas, soliq tekshiruvi birinchi bo‘lib aniqlasa — jarima va jiddiy sanksiyalar muqarrar bo‘ladi.
Bu holat har 1–2 yilda qaytalanmasligi uchun nima qilish kerak?
Butun bir kompaniyaning moliyaviy taqdiri va xavfsizligini faqat bitta shtatdagi xodimga topshirib qo‘yish biznes uchun doimiy xatardir. Xodim ishdan ketganida rahbar yana boshqatdan yangi mutaxassis qidirish, unga yangitdan ish o‘rgatish, login-parollarni tiklash va eng yomoni — uning yo‘l qo‘ygan xatolarini o‘z hisobidan yopish kabi asabbuzarliklarga duch keladi.
Buning zamonaviy, xavfsiz va xotirjam yechimi — buxgalteriyani ixtisoslashgan jamoaga, ya’ni autsorsing kompaniyasiga topshirishdir:
- Dekret, kasallik yoki to‘satdan ketishlar yo‘q: Jamoada mutaxassislar bir-birini doimiy ravishda zaxirada ushlab turadi. Xodimlardan kimdir ta’tilga chiqsa ham, hisob-kitob va hisobot topshirish jarayoni bir soatga ham to‘xtab qolmaydi.
- Baza va kirish huquqlari doim sizning nazoratingizda: Parollar, birlamchi hujjatlar va 1C bazalari xodimning shaxsiy noutbukida emas, xavfsiz va himoyalangan serverlarda saqlanadi. Istalgan vaqtda kirib nazorat qilishingiz mumkin.
- Shartnoma asosidagi to‘liq moddiy javobgarlik: Shtatdagi xodim ishdan bo‘shab ketib qutulishi mumkin, ammo autsorsing kompaniyasi rasmiy shartnoma bo‘yicha moliyaviy javob beradi. Agar bizning aybimiz bilan biror jarima kelib chiqsa, uni to‘liq o‘z hisobimizdan qoplab beramiz.
Biz har bir korxonani xizmatga qabul qilishdan oldin, eng avvalo, uning o‘tgan davrdagi buxgalteriyasini to‘liq ekspress-tekshiruvdan o‘tkazamiz. Chunki kelajakdagi javobgarlik to‘liq bizning zimmamizga o‘tadi — oldingi buxgalter yo‘l qo‘ygan kamchiliklarni soliq tekshiruvi emas, biz o‘zimiz birinchi bo‘lib aniqlashimiz va qonuniy yo‘l bilan bartaraf etishimiz shart.
